Coste por contratación en 2026: fórmula, cifras y cómo reducirlo
Calcula el coste por contratación en 2026: fórmula, desglose por partidas, ejemplo numérico y lista de verificación práctica para reducir gastos.
El coste real de una contratación se calcula así: salario bruto más cotizaciones a cargo de la empresa más costes indirectos. En 2026, las cotizaciones empresariales suelen añadir entre el 31 % y el 33 % sobre el bruto, según el tipo de contrato y la actividad. A eso hay que sumar partidas operativas (selección, onboarding, equipo) que pueden encarecer el total de forma notable. Más abajo desglosamos cada componente con un ejemplo numérico y una checklist de decisión.
En resumen:
- Las cotizaciones sociales en 2026 suelen representar entre el 31 % y el 33 % del salario bruto, dependiendo del tipo de contrato y CNAE, sin incluir costes indirectos.
- El coste total por contratación para una pyme puede variar entre 3.000 € y 5.000 € solo en gastos, aparte del salario del trabajador.
- Los costes indirectos, como selección, onboarding y equipamiento, pueden duplicar o triplicar el gasto total, especialmente si la vacante se mantiene abierta por mucho tiempo.
- La automatización del proceso con plataformas y programas de referidos puede reducir significativamente las horas operativas y, por ende, el coste por contratación.
- No se deben incluir en el cálculo los importes del IRPF y las cotizaciones que retiene el empleado, pues estos no representan gasto adicional para la empresa.
Tabla de contenidos
- Qué componen las cotizaciones y cómo calcular la base
- Ejemplo mensual y anual con el SMI 2026
- Selección, onboarding, equipo y productividad perdida
- Automatización, sourcing y employer branding que sí ahorran
- ¿Puede tu empresa asumir esta contratación durante 12 meses?
- Cuándo invertir más en selección y cuándo priorizar eficiencia
- Filmijob: reducir el trabajo operativo detrás de cada contratación
- Fuentes
- Preguntas frecuentes
Qué componen las cotizaciones y cómo calcular la base
El coste por contratación no es una cifra abstracta: nace de sumar el salario bruto (lo que el trabajador ve en su nómina antes de retenciones) a las cotizaciones a la Seguridad Social que paga la empresa, calculadas sobre la base de cotización. Esa base incluye el salario y las pagas extraordinarias prorrateadas mensualmente, salvo que la empresa las abone de forma íntegra en junio y diciembre.
Los tipos que aplican en 2026 son estos:
- Contingencias comunes: 23,60 % sobre la base de cotización.
- Desempleo: 5,50 % en contratos indefinidos, 6,70 % en temporales.
- Formación profesional: 0,60 %.
- FOGASA (fondo de garantía salarial): 0,20 %.
- Mecanismo de equidad intergeneracional (MEI): 0,75 %.
- Prima de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (AT/EP): variable según el código CNAE de la actividad, desde tipos mínimos en oficinas hasta porcentajes más altos en sectores de riesgo como construcción o logística.
Consejo profesional: no existe un “bruto más 30 %” universal. Invoo cifra el subtotal fijo de cotización empresarial en el 30,65 % en 2026 antes de sumar la prima de accidentes, que depende del CNAE de tu empresa. Simula siempre con tu propio epígrafe antes de presupuestar.
El tipo de contrato también mueve el porcentaje final: un temporal encarece la cotización de desempleo en 1,2 puntos frente al indefinido. Además, existen topes máximos de cotización que limitan la base en salarios muy altos, algo relevante para perfiles directivos o técnicos senior.
En la práctica, la fórmula queda así: coste empresa = salario bruto + cotizaciones empresa, donde “cotizaciones empresa” es la suma de los seis conceptos anteriores aplicados sobre la base mensual. Holded sitúa el resultado agregado alrededor del 31 % al 33 % del bruto para un contrato indefinido estándar, una referencia útil para presupuestar antes de tener el CNAE definitivo.
Ejemplo mensual y anual con el SMI 2026
Para un trabajador con salario bruto de 1.800 € al mes en 14 pagas (prorrateadas en las 12 mensualidades), el cálculo queda así:
Al año, ese trabajador cuesta a la empresa unos 28.544 €, frente a los 25.200 € de salario bruto anual. Si aplicamos el mismo cálculo al salario mínimo interprofesional de 2026, fijado en 1.221 € brutos al mes en 14 pagas (17.094 € anuales), el coste empresa mínimo ronda los 1.612 € mensuales incluso en el escalón salarial más bajo.
Una advertencia importante: no sumes el IRPF ni la cotización que se descuenta al trabajador de su nómina. Esos importes salen del bruto del empleado, no representan un coste añadido para la empresa.
Selección, onboarding, equipo y productividad perdida
El salario y las cotizaciones son solo la mitad de la ecuación. El resto lo forman los costes indirectos, que en muchos procesos se ignoran hasta que aparecen en la cuenta de resultados.
- Anuncios de empleo y suscripciones a portales de reclutamiento.
- Fees de agencias externas, cuando se recurre a ellas para cubrir un puesto.
- Pruebas técnicas, assessments o evaluaciones psicométricas.
- Horas de RRHH y de los mandos que participan en entrevistas.
- Formación inicial y periodo de adaptación al puesto.
- Equipamiento: portátil, licencias de software, uniforme o herramientas de trabajo.
- Prevención de riesgos laborales y reconocimientos médicos.
- Gestoría o asesoría laboral para altas, contratos y nóminas.
Para convertir las horas internas en euros, multiplica la tarifa por hora del responsable (salario bruto anual dividido entre horas laborables) por el tiempo dedicado a entrevistas, seguimiento y coordinación. Algunas guías del sector señalan que incluir entre 20 y 40 horas de dedicación del manager puede duplicar el coste por contratación reportado frente a calcularlo solo con salario y cotizaciones.
También hay que contar la productividad perdida mientras la vacante permanece abierta: si un puesto genera o gestiona un volumen de trabajo valorado en 150 € al día y tarda 30 días en cubrirse, esos 4.500 € son coste real, aunque no aparezcan en ninguna factura.
Consejo profesional: una baja en el periodo de prueba obliga a repetir todo el proceso. Ese coste de reemplazo casi siempre supera el ahorro inicial de contratar más barato y más rápido.
Automatización, sourcing y employer branding que sí ahorran
Reducir el coste por contratación sin sacrificar calidad exige actuar sobre el proceso, no solo sobre el salario. Estas son las palancas con mayor impacto real:
- Automatizar con un ATS: filtrar candidaturas y coordinar entrevistas automáticamente puede recortar el tiempo de selección hasta un 40 % frente a un proceso manual, según referencias sectoriales citadas por SHRM, lo que reduce directamente las horas de RRHH facturables al proceso.
- Elegir el modelo de sourcing según volumen: una agencia puntual suele cobrar entre el 15 % y el 25 % del salario anual del puesto; un servicio de RPO parcial se mueve entre 3.000 € y 8.000 € al mes, y un equipo interno con ATS propio suele resultar más rentable a partir de cierto volumen anual de contrataciones.
- Programas de referidos: los candidatos recomendados por empleados actuales suelen tener ciclos de selección más cortos y menor coste de captación que las vacantes abiertas al mercado general.
- Employer branding: una marca empleadora sólida reduce el gasto en publicidad de empleo porque atrae candidaturas espontáneas de mejor ajuste cultural.
Consejo profesional: fija dos guardrails de calidad antes de tocar el presupuesto: retención a seis meses y una nota interna de quality-of-hire. Bajar el coste por contratación y perder empleados a los cuatro meses no es ahorro, es rotación cara disfrazada de eficiencia.
Plataformas como Filmijob, que centralizan videoentrevistas en diferido, automatización de captación y filtrado inteligente en un mismo flujo, están pensadas justamente para reducir esas horas operativas en procesos de alto volumen, sin renunciar a criterios humanos en la decisión final.
¿Puede tu empresa asumir esta contratación durante 12 meses?
Antes de publicar la oferta, conviene pasar la decisión por un test de sostenibilidad financiera:
- Paso 1: suma el coste anual esperado completo: salario bruto, cotizaciones empresa, costes indirectos estimados y un colchón del 10 % para imprevistos.
- Paso 2: simula tres escenarios (base, cauto y de tensión) variando el tiempo de cobertura de la vacante y la rotación estimada a seis meses.
- Preguntas para RRHH y Finanzas: ¿el flujo de caja soporta el coste mensual desde el primer día? ¿hay presupuesto para una sustitución si falla el periodo de prueba? ¿qué KPI de retención se va a reportar?
- Indicadores mínimos tras la contratación: coste real final frente al presupuestado, tiempo de cobertura y retención a los tres y seis meses.
Este ejercicio, más que un trámite, es lo que separa una decisión de contratación bien fundamentada de un gasto improvisado que se descubre demasiado tarde.
Cuándo invertir más en selección y cuándo priorizar eficiencia
No todos los puestos merecen el mismo presupuesto de selección. En roles estratégicos o de difícil sustitución, priorizar calidad sobre coste reduce el riesgo real de un mal encaje. En puestos de volumen, la eficiencia del proceso pesa más que el gasto por candidato evaluado.
La clave está en coordinar el coste total de la plantilla (TCOW) con el coste por contratación entre RRHH y Finanzas, no en optimizar cada métrica por separado. Contratar barato sin medir rotación es una falsa economía: acaba costando más de lo que ahorró.
— Alejandro
Filmijob: reducir el trabajo operativo detrás de cada contratación
Filmijob centraliza en un solo lugar lo que en muchas empresas ocupa media docena de herramientas sueltas: videoentrevistas en diferido, automatización de la captación de candidatos, filtrado inteligente y seguimiento del proceso completo, desde la publicación de la oferta hasta la selección final.
En sectores con gestión de múltiples vacantes simultáneas, ese ahorro de horas operativas se traduce directamente en un coste por contratación más bajo, sin renunciar a criterios estructurados de decisión ni a una base de talento activa y organizada. Si quieres comprobar si algún plan se ajusta al volumen de contrataciones de tu empresa, revisa los detalles y condiciones en la página de precios de Filmijob.
Fuentes
Las cifras de cotización y los ejemplos de este artículo se apoyan en guías actualizadas de Holded, Invoo y Sesame HR, además del análisis de SHRM sobre el coste total de la plantilla. Para procesos y automatización, la guía práctica de workflow de reclutamiento ofrece un enfoque complementario. Usa siempre una calculadora de nómina con tu CNAE real antes de presupuestar.
- ¿Cuánto cuesta contratar a un trabajador? Actualizado 2026 — Holded
- Calcula el coste real de tu primera contratación — Invoo (2026)
- How to Calculate the Total Cost of Your Workforce — SHRM
Preguntas frecuentes
¿Qué es el coste por contratación?
Es la suma del salario bruto, las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa y los costes indirectos del proceso de selección y adaptación del nuevo empleado. En 2026, las cotizaciones empresariales por sí solas suelen añadir entre el 31 % y el 33 % sobre el bruto, según Holded.
¿Cuál es el coste real de contratar a un trabajador?
Depende del salario, el tipo de contrato y el CNAE de la empresa, pero se calcula sumando bruto más cotizaciones empresa más costes indirectos como selección, onboarding y equipamiento. Para pymes europeas, Sesame HR sitúa el coste por contratación orientativo entre 3.000 € y 5.000 € por puesto, sin contar el salario.
¿Cuánto paga una empresa por un trabajador que cobra 1.500 € brutos?
Aplicando un tipo agregado de cotización empresarial de entre el 31 % y el 33 %, el coste empresa mensual se sitúa aproximadamente entre 1.965 € y 1.995 €, sin incluir costes indirectos ni la prima de accidentes específica de la actividad. La cifra exacta depende del tipo de contrato y del CNAE.
¿Qué no debo incluir al calcular el coste por contratación?
No sumes el IRPF ni la cotización que se retiene al trabajador en su nómina: ambos importes salen del bruto del empleado, no son un coste adicional para la empresa.
¿Cómo puedo reducir el coste por contratación sin bajar la calidad?
Automatizar filtrado y coordinación con un ATS reduce las horas operativas de RRHH, y una plataforma como Filmijob centraliza ese trabajo desde la publicación de la oferta hasta la decisión final. Combinarlo con employer branding y programas de referidos reduce el gasto en captación sin sacrificar el ajuste del candidato.
