Dos ATS internacionales frente a frente: cómo elegir en España
Cómo comparar dos ATS internacionales muy usados: funciones, precios, integraciones y RGPD en España, con criterios para elegir según tu volumen de contratación.
Quien busca esta comparación suele tener sobre la mesa dos sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) muy conocidos en el mundo tecnológico: uno de enfoque estructurado, con procesos muy definidos y scorecards, y otro que combina el ATS con una lógica de relación con el candidato, parecida a un CRM de talento. No existe un ganador absoluto. La elección correcta depende de cuántas personas contratas al año, de quién intervendrá en cada decisión, de las integraciones que necesitas y, en España, de cómo cumples el RGPD con cada proveedor. En este artículo comparamos ambos tipos de herramienta sin quedarnos en la lista de funciones, con los criterios que sí condicionan el resultado.
En resumen
- El ATS estructurado encaja con equipos que quieren procesos homogéneos, evaluación por competencias y mucha trazabilidad; el ATS con enfoque CRM encaja con equipos que cultivan talento y hacen búsqueda activa.
- La facilidad de uso se mide repitiendo tareas reales, no viendo una demostración comercial.
- Los precios de este tipo de software suelen ir por cotización y varían con el tamaño de la empresa: pide siempre el coste total, con módulos, usuarios e integraciones.
- En España, el proveedor que accede a datos de candidatos exige un contrato de encargado del tratamiento y una política de conservación definida por tu empresa.
- Si tu actividad es de alto volumen (retail, restauración, operaciones), conviene valorar también plataformas diseñadas para ese ritmo, con videoentrevistas en diferido y filtrado automático.
Tabla de contenidos
- Qué son estos dos ATS y para qué procesos sirve cada uno
- Diferencias en selección, automatización y gestión de candidatos
- Facilidad de uso, personalización, integraciones y análisis de datos
- Precios y costes adicionales que conviene comprobar
- Privacidad y RGPD: qué verificar en España
- Cómo decidir según tu volumen y tus necesidades operativas
- Nuestra perspectiva
- Una alternativa pensada para el alto volumen
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué son estos dos ATS y para qué procesos sirve cada uno
Un ATS centraliza ofertas, candidaturas, entrevistas, evaluaciones y decisiones en un único sistema. Hasta aquí, los dos productos que se comparan en esta búsqueda coinciden. Las diferencias aparecen en la filosofía de trabajo.
El primero se identifica con un proceso estructurado: cada vacante parte de una definición de puesto, unas etapas fijas y unas tarjetas de evaluación que los entrevistadores rellenan de forma homogénea. Funciona bien en organizaciones donde varios responsables intervienen en la misma contratación y donde se necesita comparar candidatos con criterios idénticos. A cambio, exige disciplina: si el equipo no completa las evaluaciones, el sistema pierde valor.
El segundo se orienta a la relación con el talento: además de gestionar candidaturas entrantes, permite cultivar perfiles, lanzar campañas de contacto y retomar candidatos de procesos anteriores. Es útil cuando el equipo de selección hace búsqueda directa y trabaja con perfiles escasos que no responden a ofertas publicadas.
Ambos nacieron en el entorno de las empresas tecnológicas anglosajonas, con volúmenes moderados de contratación por vacante y perfiles cualificados. Conviene tenerlo presente: un proceso de cientos de candidatos por semana para tiendas o restaurantes plantea problemas distintos, como la rapidez de respuesta, el filtrado inicial o la coordinación entre sedes. Lo explicamos con más detalle en nuestro análisis de los 7 criterios para elegir un ATS de alto volumen en retail y restauración.
Diferencias en selección, automatización y gestión de candidatos
Para no comparar etiquetas de marketing, conviene dividir la gestión de candidatos en cinco bloques y preguntar a cada proveedor cómo resuelve cada uno.
| Bloque | ATS estructurado | ATS con enfoque CRM |
|---|---|---|
| Definición del proceso | Etapas y evaluaciones muy normalizadas por puesto | Flujos más flexibles, orientados a la relación con el candidato |
| Evaluación | Scorecards y criterios comunes entre entrevistadores | Notas y valoraciones, con peso mayor en el seguimiento |
| Automatización | Recordatorios, avances de etapa y comunicaciones del proceso | Secuencias de contacto y campañas hacia perfiles en cartera |
| Base de talento | Histórico de candidaturas | Base de talento como eje del producto |
| Perfil de equipo ideal | Varios entrevistadores y procesos repetibles | Equipos de búsqueda activa y perfiles difíciles |
La automatización merece una pausa. Una cosa es automatizar mensajes y otra automatizar el filtrado. Si el sistema descarta o puntúa candidaturas sin intervención humana, la empresa debe poder explicar el criterio y garantizar que la decisión final la toma una persona. Sobre cómo se configuran esas reglas, te será útil la guía sobre reglas de filtrado ATS, y sobre cómo encadenar tareas, la de flujos de automatización en recursos humanos.
En gestión de candidatos, fíjate en tres detalles que suelen decidir el día a día: cómo se etiquetan y agrupan los perfiles (hay una guía de etiquetas de candidatos para procesos masivos), qué ocurre con el candidato que no encaja hoy pero sí mañana y cuánto trabajo manual exige mover a cien personas de una etapa a otra.
Facilidad de uso, personalización, integraciones y análisis de datos
La facilidad de uso es la categoría en la que más engañan las demostraciones. Estudio Metadatos recomienda evaluar la facilidad de uso observando tareas repetidas, pasos, errores y claridad, y no solo la impresión que deja una demo. Aplicado a selección, significa preparar un caso real y cronometrarlo:
- Crear una vacante con su formulario y sus etapas.
- Importar un lote de candidaturas y mover veinte de ellas de etapa.
- Programar una entrevista y recoger la valoración de dos entrevistadores.
- Sacar un informe de tiempo de contratación por etapa.
Si la herramienta necesita ayuda del proveedor para completar alguno de esos pasos en la prueba, anótalo: ocurrirá cada semana.
En personalización, la misma fuente aconseja revisar campos personalizados, importación y exportación, histórico y límites de uso. Pregunta si puedes adaptar formularios, etapas y comunicaciones por sede o por tipo de puesto sin pedir un desarrollo.
En integraciones, comprueba qué se conecta de forma nativa (portales de empleo, calendario, correo, firma electrónica, sistema de nóminas) y qué depende de APIs, webhooks o conectores de terceros. La dependencia de conectores externos añade costes y puntos de fallo. Si además tu empresa exige acceso corporativo único, verifica cómo se gestionan la autenticación y los permisos; nuestra guía sobre seguridad en ATS detalla qué solicitar.
En análisis de datos, pide informes sobre tus propias métricas: origen de candidatos, conversión entre etapas, días hasta contratación y abandono. Un panel bonito que no permite exportar los datos en bruto limita tu capacidad de auditar el proceso.
Precios y costes adicionales que conviene comprobar
Ambos proveedores suelen trabajar con presupuestos a medida según el tamaño de la plantilla, el número de módulos y los servicios contratados, por lo que las cifras que circulan en foros y comparadores se quedan antiguas con rapidez. No hemos encontrado una tarifa pública estable que podamos citar con garantías; por eso, en lugar de cifras sueltas, te proponemos pedir siempre por escrito el coste total de tres años, con estos conceptos:
- Licencia base y criterio de cálculo (por usuario, por empleado, por vacantes activas).
- Módulos adicionales: base de talento, programación de entrevistas, analítica avanzada.
- Integraciones con portales de empleo y con otros sistemas.
- Implantación, formación y soporte, y si el soporte se factura aparte.
- Límites de candidatos, procesos activos o sedes, y qué ocurre al superarlos.
- Condiciones de renovación, permanencia y exportación de datos si decides irte.
Un ejercicio útil es calcular el coste por contratación: divide el coste anual total entre las contrataciones que cerraste el año pasado. Con 30 contrataciones al año, un sobrecoste de 2.000 € supone más de 66 € por incorporación; con 3.000, cambia la conversación.
Como referencia de transparencia, estos son los precios publicados por Filmijob en su página de precios:
| Plan | Precio mensual |
|---|---|
| Starter | 99 € |
| Growth | 299 € |
| Scale | 699 € |
| Enterprise | desde 999 € |
Los extras también están publicados: usuario recruiter o administrador adicional, 29 € al mes; bloque de 5 procesos activos extra, 49 € al mes; 10 sedes extra, 99 € al mes; dominio propio o white label avanzado, 149 € al mes; API y webhooks, 199 € al mes; SSO, 299 € al mes. La integración a medida parte de 3.000 € en pago único. El onboarding cuesta 390 € en Starter, 950 € en Growth, 1.950 € en Scale y desde 3.500 € en Enterprise, también en pago único.
Privacidad y RGPD: qué verificar en España
Usar un ATS de origen extranjero no cambia tus obligaciones: la empresa que recibe las candidaturas es la responsable del tratamiento. Estos son los puntos que debes comprobar antes de firmar.
Base jurídica e información al candidato
En un proceso de selección puede aplicarse la base precontractual del artículo 6.1.b del RGPD, sin recurrir al consentimiento, y la empresa debe informar conforme al artículo 13. Un ejemplo español publicado muestra la práctica habitual: la candidatura actual se apoya en la medida precontractual y la conservación para futuras vacantes en el consentimiento, con identificación de los datos tratados, como CV, contacto, vídeo y entrevistas. Si tu ATS permite conservar perfiles para futuras vacantes, configura ese consentimiento de forma separada y opcional. Cuando el proceso incluya a personas de fuera de la UE, la gestión de permisos de trabajo añade datos y trámites; en ese punto resulta útil entender cómo funciona la contratación de extranjeros en España, incluida la información que debe recibir cada persona candidata.
Contrato con el proveedor
Si el proveedor accede a datos de candidatos, la empresa debe firmar con él un contrato de encargado del tratamiento antes de empezar a usarlo. Pide también la lista de subencargados y el lugar donde se alojan los datos, y revisa qué garantías existen si hay transferencias fuera del Espacio Económico Europeo.
Plazos de conservación y datos innecesarios
El plazo lo fija tu empresa y debes comunicarlo. Como ejemplo, la política de VIEWNEXT indica que los datos de candidaturas se conservan hasta su supresión y, como máximo, dos años desde la última actualización; no es una regla universal ni un ajuste automático de ningún ATS. Otra guía señala que la AEPD recomienda no pedir fotografías cuando no son relevantes para el puesto y considera razonable conservar un año los CV de candidatos no seleccionados. Comprueba que el sistema permite borrar o anonimizar de forma programada, y reduce el formulario a lo imprescindible: aquí tienes un modelo de formularios de empleo cortos con enfoque RGPD.
Decisiones automatizadas
Algunos proveedores seleccionan candidatos de forma automática; en la política citada de Paloma Wool, la decisión de contratación la toma el personal. Es una buena pauta: usa el filtrado para ordenar y priorizar, y deja siempre una persona que revise y decida. Documenta los criterios de filtrado para poder explicarlos si un candidato lo pide.
Cómo decidir según tu volumen y tus necesidades operativas
Estudio Metadatos aconseja comparar con tareas repetidas reales, curva de aprendizaje, campos personalizados, importación y exportación, histórico, APIs, webhooks, autenticación, límites y dependencia de conectores, en lugar de fiarse de una demo o de un listado de funciones. Trasladado a la contratación, proponemos una matriz sencilla:
| Tu situación | Qué priorizar |
|---|---|
| Menos de 50 contrataciones al año, perfiles cualificados | Proceso estructurado, scorecards, buena experiencia de entrevistador |
| Búsqueda activa de perfiles escasos | Base de talento y secuencias de contacto |
| Cientos de candidaturas semanales, varias sedes | Filtrado automático, respuesta rápida, flujos por sede |
| Consultora con varios clientes | Separación de procesos, marca por cliente, informes por cuenta |
| Requisitos corporativos de seguridad | SSO, permisos por rol, registro de actividad |
Tres preguntas finales ayudan a cerrar la decisión. ¿Cuánto tarda hoy un candidato desde que aplica hasta que recibe una primera respuesta? ¿Cuántas horas semanales dedica el equipo a tareas administrativas que un flujo podría hacer? ¿Quién mantendrá la herramienta cuando termine la implantación? Si la respuesta a la tercera es nadie, elige la opción más sencilla, no la más completa. Para preparar el despliegue, apóyate en la guía para implantar un ATS con checklist.
Nuestra perspectiva
Llevamos tiempo trabajando con equipos de selección de retail, restauración y operaciones intensivas, y la conclusión se repite: el problema rara vez es que falte una función, sino que el proceso es lento para el candidato y pesado para el reclutador. Un sistema pensado para veinte contrataciones muy cuidadas al año no resuelve de forma natural la apertura simultánea de decenas de vacantes en distintas sedes.
Por eso defendemos tres principios. Primero, centralizar todo el recorrido, desde la publicación de la oferta hasta la selección final, para que la trazabilidad no dependa de hojas de cálculo. Segundo, automatizar la captación, el seguimiento y el filtrado inicial, pero mantener criterios humanos en cada decisión. Tercero, ofrecer una experiencia al candidato rápida y personalizada según el sector o la sede, porque quien no recibe respuesta en pocos días suele aceptar otra oferta. Las técnicas de selección de personal más eficaces combinan estructura y agilidad, y ningún software compensa un proceso mal definido.
— Alejandro
Una alternativa pensada para el alto volumen
Si tu empresa gestiona procesos recurrentes y masivos, en Filmijob reunimos en una sola plataforma la publicación de ofertas, el filtrado inteligente, el seguimiento de candidatos, la base de talento activa y las videoentrevistas en diferido y formularios de evaluación. Los planes van de 99 € al mes (Starter) a desde 999 € al mes (Enterprise), con precios visibles en la página de precios. Si quieres ver cómo encaja con tu operación, puedes empezar desde el registro de empresa.
Preguntas frecuentes
¿Cuál de los dos ATS es mejor para una empresa pequeña?
Depende menos del tamaño que del tipo de contratación. Si haces pocas contrataciones de perfiles cualificados con varios entrevistadores, prioriza un proceso estructurado y sencillo; si haces búsqueda activa, valora la base de talento. En cualquier caso, pide una prueba con tus propias vacantes antes de decidir.
¿Puedo usar un ATS extranjero cumpliendo el RGPD en España?
Sí, siempre que la empresa actúe como responsable, informe a los candidatos conforme al artículo 13 y firme un contrato de encargado del tratamiento con el proveedor. Revisa además dónde se alojan los datos y qué garantías existen ante transferencias fuera del Espacio Económico Europeo.
¿Cuánto tiempo puedo conservar los CV de candidatos?
El plazo lo define cada empresa y debe comunicarlo al candidato. Una guía señala que la AEPD considera razonable conservar durante un año los CV de candidatos no seleccionados; si quieres guardarlos más tiempo para futuras vacantes, necesitas su consentimiento. Configura el borrado programado en la herramienta.
¿Qué costes ocultos debo preguntar en un ATS?
Pregunta por usuarios adicionales, límites de candidatos o procesos activos, módulos de pago, integraciones, implantación, formación y soporte. Pide también las condiciones de renovación y de exportación de datos, y calcula el coste total a tres años dividido entre tus contrataciones anuales.
¿Sirve un ATS para procesos de alto volumen en retail y restauración?
Sirve si incorpora filtrado automático, flujos por sede, respuesta rápida al candidato y gestión simultánea de muchos procesos. Si el sistema se diseñó para pocas contrataciones muy cualificadas, probablemente necesitarás mucho trabajo manual para ese ritmo.
Fuentes
- Cómo comparar aplicaciones antes de implantarlas, Estudio Metadatos
- Protección de datos en la selección de personal, Acoran
- ¿Qué recomienda la AEPD para los tratamientos de datos en procesos de selección?, Iberley
- Política de privacidad de candidaturas, Paloma Wool
- Política de privacidad, VIEWNEXT
- Contratación de extranjeros en España, Lexmovea
