Coste de las videoentrevistas: precios, extras y cómo calcular el ROI

El coste de las videoentrevistas depende de tres cosas: el modelo de precio de la plataforma (suscripción por usuario, por plan o a medida), los costes de implantación que se suman a la cuota y el volumen de candidatos que se evalúan. En España, las plataformas de videoentrevista en diferido para selección de alto volumen se mueven desde cuotas de decenas de euros al mes hasta contratos anuales de varios miles de euros. El dato relevante para decidir no es la cuota, sino el coste por contratación y las horas de reclutador que libera la herramienta. Esta guía recorre ambos aspectos con cifras y un ejemplo de cálculo que puede adaptar a su operación.

En resumen

• El precio visible es la suscripción: puede ser por usuario, por plan escalonado o a medida. A ella se añaden onboarding, integraciones, usuarios extra y tiempo interno.
• Como referencia histórica, El País informó en 2018 de un servicio de videoentrevistas a 3.000 euros al año por usuario con acceso ilimitado; hoy existen planes mensuales escalonados.
• El ROI se calcula comparando el coste por contratación y las horas de reclutador antes y después, no la cuota aislada.
• Grabar candidatos exige cumplir el RGPD y la LOPDGDD: la base legal, la información y el contrato con el proveedor forman parte del coste de implantación.
• En procesos recurrentes de retail, restauración y operaciones intensivas, el ahorro se concentra en el primer filtro de candidatos.

Tabla de contenidos

• Qué se paga realmente al contratar videoentrevistas
• Modelos de precio: por usuario, por plan y a medida
• Qué factores hacen variar el coste total
• Costes que no aparecen en la cuota
• Cómo calcular el ROI de las videoentrevistas
• Protección de datos: parte del presupuesto
• Nuestra visión: el coste se decide en el volumen y en el orden del proceso
• Cómo elegir el plan adecuado a su operación
• Qué incluye Filmijob
• Preguntas frecuentes
• Fuentes

Qué se paga realmente al contratar videoentrevistas

Una videoentrevista en diferido es aquella en la que el candidato graba sus respuestas a un conjunto de preguntas predefinidas, cuando le conviene, y el equipo de selección las revisa después. Esa asincronía es la que modifica la estructura de costes: el reclutador deja de invertir tiempo en coordinar agendas, llamadas y reprogramaciones, y pasa a dedicarlo a revisar únicamente las respuestas de los perfiles que lo merecen. Si quiere profundizar en cómo se diseña ese formato, puede consultar nuestra guía sobre cómo hacer entrevistas de selección asincrónicas.

Para presupuestar con rigor conviene separar cuatro bloques:

1. Suscripción: la cuota recurrente, mensual o anual.
2. Costes de implantación: configuración, formación y, en su caso, integraciones.
3. Extras por crecimiento: más usuarios, más procesos simultáneos, más sedes o más candidatos al año.
4. Tiempo interno: horas de RR. HH., de los responsables de tienda o de local y de los equipos de sistemas y protección de datos.

El error habitual es comparar solo el primer bloque. Una cuota baja con muchos extras o con un onboarding costoso puede resultar más cara en el primer año que un plan superior que ya los incluye.

Modelos de precio: por usuario, por plan y a medida

Suscripción por usuario

Es el modelo clásico. El precio crece con el número de reclutadores que acceden a la herramienta. Como referencia histórica, el diario El País recogió en 2018 que un servicio de videoentrevistas costaba 3.000 euros al año por usuario, con acceso ilimitado a la plataforma y contratación anual. Es un dato de hace años, pero ilustra la lógica: pocos usuarios con uso intensivo.

Este modelo encaja con equipos de selección pequeños y centralizados. Resulta menos cómodo cuando intervienen muchos responsables de sede o de tienda que solo necesitan revisar candidatos puntualmente.

Planes escalonados por volumen

Es el modelo más extendido en el software de selección actual: cada plan incluye un volumen de procesos activos, usuarios, sedes y candidatos, y se asciende de nivel cuando la operación crece. Su ventaja es la previsibilidad: se sabe cuánto se pagará al mes y qué desencadena un cambio de plan.

Como ejemplo de este modelo, estos son los planes publicados en la página de precios de Filmijob:

Además de los planes, existen complementos que se contratan solo si la operación los necesita:

• Usuario recruiter o administrador extra: 29 € al mes.
• Bloque de 5 procesos activos extra: 49 € al mes.
• 10 sedes extra: 99 € al mes.
• Dominio propio o white label avanzado: 149 € al mes.
• API y webhooks: 199 € al mes.
• SSO: 299 € al mes.
• Integración a medida: desde 3.000 € de pago único.

Para el volumen adicional de 5.000 candidatos al año no hay precio publicado, por lo que se consulta directamente con el equipo comercial.

Contratos a medida

Las grandes organizaciones con múltiples países, requisitos de seguridad corporativos o integraciones específicas suelen acabar en una propuesta personalizada. Aquí la comparación exige pedir el desglose por conceptos (módulos, usuarios, servicios iniciales, migración, soporte) para que dos ofertas sean equiparables.

Qué factores hacen variar el coste total

Dos empresas con el mismo plan pueden tener costes muy distintos. Estos son los factores que más pesan:

• Volumen de candidatos y de procesos simultáneos. En retail y restauración, una apertura de tienda o una campaña de temporada multiplica las vacantes durante semanas. Un plan dimensionado para la media anual puede quedarse corto en esos picos.
• Número de sedes. Si cada tienda o local gestiona su propia contratación, el modelo de sedes y de permisos condiciona el coste.
• Usuarios con acceso. Reclutadores centrales, responsables regionales y gerentes de local no necesitan los mismos permisos ni el mismo número de licencias.
• Integraciones. Conectar la herramienta con el sistema de RR. HH., con portales de empleo o con el correo corporativo añade horas de trabajo técnico, y a veces una cuota propia.
• Marca y experiencia del candidato. Un dominio propio o una personalización avanzada de la página de candidatura mejoran la imagen de empleador, pero suponen un complemento.
• Soporte y formación. El acompañamiento durante el primer ciclo de selección reduce errores de configuración y acorta la curva de aprendizaje.

Costes que no aparecen en la cuota

La cuota no muestra todo el coste. En un proyecto de implantación hay que contar con la depuración de datos previos, la definición de responsables, la configuración de roles, las pruebas de conexión con otros sistemas, la formación de los usuarios y el acompañamiento del primer ciclo de contratación. Para estimar el impacto económico de estas partidas, puede resultar útil una herramienta para calcular costes de software de RR. HH. por empleado, que ayuda a poner cifras a la configuración, la formación y el tiempo del equipo.

Una regla práctica es valorar el primer año como cuota anual más onboarding más extras, y los años siguientes solo como cuota más extras. Con los precios publicados de Filmijob, el primer año sería:

Estas cifras no incluyen complementos como usuarios adicionales o integraciones, que se suman según las necesidades de cada empresa.

Cómo calcular el ROI de las videoentrevistas

El retorno de la inversión se mide comparando dos situaciones con las mismas variables: cómo se seleccionaba antes y cómo se selecciona con la herramienta. Hay tres pasos.

Paso 1: calcular el coste por contratación actual

La fórmula básica es sencilla: el coste por contratación es el coste total de las contrataciones dividido entre el número de contrataciones. En el coste total entran el tiempo de los reclutadores (con cotizaciones y coste del puesto), la publicación de ofertas en portales, la carga administrativa y, si las hay, las tarifas de agencias o de pruebas.

Paso 2: medir el tiempo del primer filtro

En los procesos de alto volumen, el primer filtro concentra el esfuerzo. Mida cuántos minutos dedica hoy un reclutador a cada candidato entre llamada, coordinación y notas, y cuántos minutos tardaría en revisar una respuesta grabada de duración limitada. Esa diferencia, multiplicada por el número de candidatos, es la palanca principal del ahorro.

Paso 3: comparar con el coste de la herramienta

Sume la cuota anual, el onboarding amortizado y los extras, y compárelo con el valor de las horas liberadas y con la reducción de otros costes (menos portales de pago si crece la captación propia, menos desplazamientos, menos vacantes abiertas).

Ejemplo ilustrativo

Los números siguientes son un supuesto de trabajo, no un resultado garantizado ni un dato de un cliente. Imagine una cadena de restauración que filtra 400 candidatos al mes, con un coste de 20 € por hora de reclutador:

La diferencia estimada es de unos 1.870 € al mes en tiempo de reclutador. Frente a una cuota mensual como la del plan Growth (299 €), el balance mensual del supuesto sería claramente favorable, antes de contar el onboarding de 950 € que se amortiza el primer año. Sustituya los minutos y el coste por hora por los de su equipo: el resultado puede ser mayor o menor, y esa es precisamente la utilidad del ejercicio.

Otros indicadores que conviene seguir antes y después de la implantación:

• Tiempo medio desde la publicación de la oferta hasta la contratación.
• Porcentaje de candidatos que completan la videoentrevista.
• Horas de reclutador por contratación.
• Rotación en los primeros meses, como indicador de calidad.
• Satisfacción del candidato y de los responsables de sede.

Si quiere ver más argumentos sobre el impacto operativo, puede consultar los beneficios de implementar videoentrevistas en recursos humanos y las ventajas de la videoentrevista en el proceso de selección.

Protección de datos: parte del presupuesto

Grabar a un candidato es tratar datos personales, y eso tiene consecuencias de organización y de coste. Según la guía de la AEPD sobre protección de datos en las relaciones laborales, el tratamiento durante la selección se ampara en medidas precontractuales (art. 6.1.b del RGPD), y las respuestas del candidato en la entrevista no equivalen a un consentimiento. La misma guía señala que, si se usan pruebas psicotécnicas, los datos son especialmente sensibles y exigen consentimiento.

En la práctica, conviene incluir en el proyecto:

1. Información clara al candidato sobre la finalidad, quién accede a la grabación y durante cuánto tiempo se conserva.
2. Un contrato de encargado del tratamiento con el proveedor de la plataforma, antes de que acceda a datos de candidatos.
3. Criterios internos para borrar las grabaciones cuando el proceso termina.
4. Revisión por parte del delegado de protección de datos o del asesor jurídico antes del lanzamiento.

Es una partida pequeña frente al coste de una reclamación, y su revisión previa evita rehacer el proceso más adelante.

Nuestra visión: el coste se decide en el volumen y en el orden del proceso

Después de acompañar procesos de selección con mucho volumen, nuestra conclusión es que la pregunta útil no es cuánto cuesta una videoentrevista, sino cuántas horas de equipo consume cada candidato que no llegará a contratarse. Ahí está la mayor parte del gasto, y ahí es donde un filtro estructurado y en diferido tiene más efecto.

Nuestro enfoque es centralizar todo el recorrido, desde la publicación de la oferta hasta la selección final, en un único lugar, con criterios claros y personalizados por sector o por sede. Así el equipo de RR. HH. dedica su tiempo a las personas con más posibilidades y mantiene criterio humano en cada decisión, con trazabilidad de todo lo realizado.

Por eso publicamos nuestros planes con precio y servicios de onboarding por escalón: creemos que un responsable de selección debe poder calcular su primer año antes de la primera reunión. Y recomendamos medir siempre el ROI con los datos propios, comparando coste por contratación y horas por proceso antes y después.

Alejandro

Cómo elegir el plan adecuado a su operación

Una forma ordenada de decidir es empezar por el volumen y las sedes, y no por la cuota:

• Pocas vacantes recurrentes y un equipo reducido: un plan de entrada permite validar el formato y medir resultados antes de ampliar.
• Varios procesos simultáneos y varias sedes: un plan intermedio evita pagar bloques de procesos o de usuarios extra de forma continuada.
• Operaciones extensas con muchos usuarios: conviene evaluar los planes superiores, que reúnen más capacidad, y valorar si la integración con otros sistemas es una necesidad real.
• Requisitos corporativos de acceso o de seguridad: se pueden añadir complementos como SSO o API cuando el proyecto lo requiere.

Además, es recomendable definir de antemano tres indicadores de éxito y una fecha de revisión, de modo que la decisión de continuar o ampliar se tome con datos. Para entender mejor la estructura de una entrevista en diferido antes de configurarla, puede consultar cómo se estructuran las videoentrevistas asincrónicas.

Qué incluye Filmijob

Filmijob es una plataforma de reclutamiento y selección pensada para procesos de alto volumen en retail, restauración y operaciones intensivas. Reúne videoentrevistas en diferido, captación estructurada de candidatos, filtrado inteligente, seguimiento y una base de talento activa en un mismo entorno, con flujos que se adaptan a cada sector o sede.

Si desea calcular su coste con los planes, el onboarding y los complementos publicados, consulte los planes y precios de Filmijob y compare el resultado con su coste por contratación actual.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta una plataforma de videoentrevistas en España?

Depende del modelo. Hay suscripciones por usuario, que en 2018 se reportaban en torno a 3.000 euros al año por usuario, y planes escalonados mensuales por volumen. En los planes publicados de Filmijob, las cuotas van de 99 € al mes (Starter) a desde 999 € al mes (Enterprise), con onboarding de pago único aparte.

¿Qué costes se suman a la cuota mensual?

Principalmente el onboarding, los usuarios o sedes adicionales, las integraciones y el tiempo interno de RR. HH., de sistemas y de los responsables de sede. También hay que contar la revisión de protección de datos y la formación inicial del equipo.

¿Cómo se calcula el ROI de las videoentrevistas?

Se compara el coste por contratación y las horas de reclutador por proceso antes y después de implantar la herramienta, y se contrapone la diferencia al coste anual total (cuota, onboarding y extras). Lo más fiable es usar datos propios del primer filtro, que es donde más tiempo se libera en procesos de alto volumen.

¿Es necesario el consentimiento del candidato para grabar la videoentrevista?

La AEPD indica que el tratamiento en selección se apoya en medidas precontractuales, pero que las respuestas en la entrevista no son un consentimiento, y que los datos de pruebas psicotécnicas exigen consentimiento. Conviene informar al candidato de forma clara y revisar el procedimiento con el delegado de protección de datos o el asesor jurídico.

¿Compensa para una empresa con pocas contrataciones?

El retorno es mayor cuando hay procesos recurrentes y muchos candidatos por vacante, como en retail y restauración. Con pocas contrataciones, el ahorro de tiempo del primer filtro es menor, por lo que conviene calcularlo con el ejemplo de este artículo antes de decidir.

Fuentes

• Entrevistas de empleo a cámara, El País (2018)
• La protección de datos en las relaciones laborales, AEPD
• Costos de selección y contratación: cómo calcularlos, InfoJobs
• Calculadora de costes de software de RR. HH. por empleado

Recomendaciones

• Ventajas de la videoentrevista en proceso de selección de
• Beneficios de implementar videoentrevistas en recursos humanos
• ROI de un ATS: cómo calcularlo y justificar la inversión
• Guía rápida de videoentrevistas para el área de RRHH de tu empresa vídeo entrevista entrevista de trabajo